С 1 сентября 2026 года перевозочные и экспедиторские документы придётся оформлять в электронном виде. Изменение затрагивает всех, кто участвует в грузоперевозке: экспедиторов, перевозчиков, заказчиков, склады и грузополучателей.
Пока самое полезное, что может сделать участник рынка, это разобраться в простых вещах. Какие документы обязательны, кто их оформляет, кто подписывает и как роли распределяются между сторонами перевозки.
1. Какие документы уходят в электронный формат
В электронный вид переводят:
- транспортную накладную;
- заказ или заявку на перевозку;
- экспедиторские документы;
- поручение экспедитору;
- экспедиторскую расписку;
- складскую расписку;
- часть авиационных и железнодорожных перевозочных документов.
Раньше многие компании обходились без половины этих бумаг. Где-то их заменяли перепиской, где-то заявками, актами или своими внутренними формами. С переходом на электронный документооборот так уже не получится, и привычная схема начнёт давать сбои.
2. Зачем экспедитору разбираться в ролях
Чтобы не наделать ошибок, нужно ясно видеть, кто кем выступает на каждом этапе перевозки.
Возьмём транспортную накладную. Грузоотправитель там не всегда тот, кто физически отгружает товар со склада. Грузоотправитель это сторона, которая заключает договор перевозки с фактическим перевозчиком, то есть с владельцем машин, на которых поедет груз. Машины, кстати, могут быть и в лизинге, сути это не меняет.
Дальше всё зависит от схемы. Нанял перевозчика сам клиент, значит грузоотправителем будет клиент. Передал перевозку экспедитору, и тот принял груз под свою ответственность (это оформляется экспедиторской распиской) и нашёл перевозчика, тогда грузоотправителем может оказаться экспедитор.
Перевозчик это транспортная компания или ИП, которые реально везут груз. Когда экспедитор привлекает стороннего перевозчика, в накладной указывают именно этого подрядчика, а не самого экспедитора.
Грузополучатель это тот, кто принимает груз на конкретном плече маршрута. При прямой доставке им будет конечный получатель. Если перевозка мультимодальная, на промежуточном этапе груз может принимать склад или терминал.
3. Что значит принять груз во владение
Для экспедитора это, пожалуй, главный вопрос: принимает он груз во владение или нет.
Физически груз при этом может вообще не заезжать на склад экспедитора. Речь о юридической ответственности. Экспедитор принимает груз во владение через экспедиторскую расписку. Подписал её, значит подтвердил, что отвечает за груз и может организовывать перевозку: нанимать перевозчиков, согласовывать маршрут, подключать склады, следить за доставкой.
А вот если груз реально приехал на склад экспедитора, добавляется складская расписка. Она подтверждает, что груз приняли на хранение.
Эти два документа лучше не путать. Экспедиторская расписка про ответственность за груз в рамках организации перевозки. Складская про приёмку груза на склад. Друг друга они не заменяют.
4. Как выглядит цепочка документов
В обычной экспедиторской схеме всё начинается с договора транспортной экспедиции между клиентом и экспедитором.
Потом клиент оформляет поручение экспедитору. Там написано, какой груз везём, откуда и куда, какие требования к срокам, маршруту, транспорту, условиям хранения или перегрузки.
Следом идёт экспедиторская расписка от экспедитора. Ею он подтверждает, что принял груз под свою ответственность.
Заехал груз на склад экспедитора, оформляется ещё и складская расписка.
Когда экспедитор выбрал перевозчика, появляется заказ или заявка на перевозку. Экспедитор прописывает в ней параметры груза и маршрута, а перевозчик подтверждает, какой транспорт, прицеп и водитель приедут на погрузку.
И уже после этого оформляется транспортная накладная. Она фиксирует саму перевозку: погрузку, передачу груза перевозчику, доставку и приёмку у грузополучателя.
5. Как подготовиться к переходу
Ждать сентября 2026 года не стоит, подготовку спокойно можно начать сейчас.
Сначала разберите свои типовые схемы перевозок. Посмотрите, в каких ролях выступает компания и какой набор документов нужен под каждую схему.
Потом проверьте договоры и формы документов. Понадобятся внятные шаблоны поручения экспедитору, экспедиторской расписки, складской расписки, заявки на перевозку.
Дальше распишите роли по каждой схеме: кто заказчик, кто грузоотправитель, кто перевозчик, кто отвечает за погрузку, кто принимает груз.
Отдельно займитесь электронным документооборотом. Подключите его и проверьте, готовы ли к нему ваши перевозчики, склады и ключевые клиенты.
И обучите логистов, чтобы переход не свалился на них в последний момент.
6. Вывод
Переход на электронные перевозочные документы дело понятное, но довольно муторное и кропотливое. Чем раньше компания разберёт свои процессы, тем спокойнее пройдёт сентябрь 2026 года.
