С 1 сентября 2026 года бумажные перевозочные документы уходят в прошлое. Транспортные накладные, заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авиагрузовые накладные нужно будет оформлять в электронном виде. Основание: Федеральный закон 140-ФЗ от 07.06.2025.
Новость касается всех, кто связан с перевозками. И грузовладельцев, и перевозчиков, и экспедиторов. Расскажем, что это значит на практике и почему готовиться лучше уже сейчас, а не в августе 2026-го.
Зачем это вообще нужно
У государства логика понятная: цифровой документооборот делает рынок прозрачным и выдавливает серые схемы. Клиенту это тоже на руку. Подрядчика, который работает вбелую через государственную систему, проверить проще, чем фирму с накладными из принтера.
И будем честны: бумага в перевозках всех давно измучила. Оригиналы теряются по дороге. Водитель забыл отдать накладную, и она месяц катается в кабине. Бухгалтерия ждет закрывающие документы, перевозчик ждет оплату, а оплата ждет ту самую накладную. Знакомая картина почти любой транспортной компании.
Так что сама идея здравая. Вопрос в том, как пройти переход без потерь.
Почему переход не случится сам собой
Реальность логистики выглядит так: половина сделок живет в мессенджерах, заявки прилетают на почту, что-то фиксируется в CRM, что-то в экселе у менеджера. Работает? Работает. Но в эту пеструю картину теперь нужно встроить обязательный государственный документооборот.
А это значит: кто-то должен собирать данные из всех источников, вовремя формировать документы и следить, чтобы ничего не потерялось. Без выстроенного процесса нагрузка просто ляжет на менеджеров сверху, и начнутся ошибки. Поэтому переход на ЭПД лучше воспринимать не как формальность, а как повод навести порядок в собственных процессах.
Что сделать заранее: пять шагов
Шаг 1. Составьте список своих документов. Какие формы компания реально использует: заявка, поручение экспедитору, транспортная накладная, экспедиторская расписка, складская расписка, акты, индивидуальные формы клиентов. Полезно посмотреть на этот список критически. Часть документов наверняка дублирует друг друга, и переход в цифру удобный момент, чтобы от лишнего избавиться.
Шаг 2. Опишите путь каждого документа. Кто его создает? Кто проверяет вес, адреса, данные машины, перевозчика и получателя? Кто подписывает, а кто исправляет, если нашлась ошибка? В бумажной схеме все это держалось на внимательности конкретного менеджера. В электронной такая модель быстро посыплется: система не примет документ с дырами в данных.
Шаг 3. Выберите оператора ЭПД. Напрямую с государственной системой ГИС ЭПД компании работать не будут. Между вами и ней стоит оператор: через него документы формируются, подписываются и передаются остальным участникам перевозки. Основные игроки на рынке сейчас Контур.Диадок и СБИС. Сравните тарифы и интеграции с вашей учетной системой заранее, ближе к сентябрю у операторов будет очередь из таких же опоздавших.
Шаг 4. Разберитесь с электронными подписями. У кого в компании есть право подписи? Что происходит, когда этот человек в отпуске или на больничном? Есть ли резервный сотрудник с доступом? Мелочь на первый взгляд, но именно на таких мелочах встают отгрузки.
Шаг 5. Поговорите с клиентами и перевозчиками. Электронный документ работает, только когда к нему готовы обе стороны. Если вы перешли на ЭПД, а ваш перевозчик продолжает возить бумажки, перевозка забуксует. Выясните заранее, кто из ваших контрагентов в какой стадии готовности, и договоритесь о общем плане перехода.
Главная мысль
Новые правила выглядят как очередная строчка в списке требований. На самом деле это стресс-тест внутреннего порядка в компании. У кого процессы описаны и автоматизированы, тот переключится на ЭПД спокойно. У кого все держится на героизме менеджеров, тот получит вместо цифровизации новый источник хаоса.
Время на подготовку еще есть. Лучший момент разложить документооборот по полочкам был год назад. Второй лучший момент сейчас.
В следующем материале разберем зоны ответственности между клиентом, экспедитором и перевозчиком в новой схеме: кто какой документ создает и кто за что отвечает.
UniWay Logistic организует мультимодальные перевозки из Китая, Японии и Кореи через Владивосток и уже готовит свой документооборот к работе по ЭПД. Если вам нужен экспедитор, который встретит сентябрь 2026 года подготовленным, напишите нам.
